Recent stuitte ik in twee verschillende situaties op hetzelfde probleem. Op beide plekken werd gewerkt met scanners die al vele jaren als trouwe diesels hun dagelijkse scans naar de mailbox van hun baasje verstuurden. Dit zouden ze – zoals een diesel betaamt – nog jaren kunnen volhouden. Maar helaas, door een extern factor lukte het versturen van deze scans ineens niet meer.
Wat was er gebeurd?
In beide situaties werd overgestapt naar een nieuwe internetprovider voor de verbinding met de buitenwereld. Als gebruiker zou je verwachten dat dit weinig invloed heeft op je printer of scanner. Zij het niet dat in dit geval de nieuwe internetprovider vanuit beveiligingsoogpunt niet toe staat, dat er nog gebruik gemaakt kan worden van een verouderd communicatieprotocol. De taal tussen verzender (de scanner) en de uitgaande mailserver van deze provider.
Zo’n situatie vergt uitleg ‘in Jip-en-Janneke’ aan de eigenaar van de scanner met dieselmotor. Meestal met een sprekende vergelijking: Je kunt een 12 jaar oude auto hebben met een goed werkende dieselmotor die nog zeker 10 jaar mee kan. Maar met deze oude diesel mag je steeds minder steden binnen rijden. Dat ligt niet aan de auto, maar aan aanpassing van externe factoren zoals wetgeving en/of beveiliging.
Oplossing en advies
Een software-update van de scanner zou ervoor moeten zorgen dat ook het nieuwe communicatieprotocol beschikbaar is op het systeem. Helaas was voor deze scanners de laatste beschikbare software-update van enkele jaren geleden. Daar zat de implementatie van het nieuwe protocol nog niet in verwerkt.
Het advies aan de gebruiker is dan ook om een nieuwe scanner aan te schaffen. Niet alleen zodat hij gewoon weer kon scannen, maar met name omdat moderne beveiliging dan weer geborgd is. Het nieuwe protocol voorziet in een moderne encryptie van het verkeer tussen scanner en de mailserver. Hierdoor komen de scans veilig (en alleen) in de gewenste mailbox. Iets wat met het oude protocol echt niet meer gegarandeerd kan worden.
Beschikbaarheid van software-updates voor zorgen dus voor een hogere duurzaamheid, betere beveiliging en uiteindelijk lagere kosten! Let daarom bij de aanschaf van nieuwe systemen op de uitgangspunten van de fabrikant. Ook hier geldt op termijn vaak: goedkoop is duurkoop!
Hinke
P.S. Ik lever geen systemen en had daarom geen enkele baat bij dit advies. Onafhankelijk advies geven doe ik op basis van mijn “Grip op IT Checklist”.
Met deze checklist krijg je meer grip op je IT, houd je hackers buiten de deur en bespaar je kosten.